MENGELOLA QUERY

A. Menambah Field pada Query dengan Rumus (Formula)

       Menambah field baru pada Query dapat menggunakan formula matematika sederhana. Contohnya seperti penjumlahan (+), pengurangan (-), perkalian (*) dan pembagian (/). Formula matematika ini hanya dapat diaplikasikan pada field yang memiliki record bertipe Number dan Currency. 

Contoh:  Menambah field TOTAL HARGA dengan rumus matematika.

Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut :

1. Bukalah jendela Query Expression Builder (QEB) seperti gambar dibawah ini : 

   2.       Kemudian ketiklah rumus : TOTAL HARGA: [UNIT]*[HARGA SATUAN]. 

   Rumus ini memiliki arti bahwa TOTAL HARGA adalah hasil perkalian dari BANYAK BARANG dengan HARGA SATUAN.

  3.    Lalu, Klik OK kemudian klik Run. Maka Query akan memiliki tambahan satu field yaitu : TOTAL HARGA .

  

   Catatan : 

   Jika pada saat mengklik "Run" yang muncul hasilnya berupa symbol "######" pada field TOTAL HARGA, artinya lebar kolom tidak mencukupi, maka perlebar kolom dengan menariknya ke arah kanan 

   

   B. Fungsi Logika dengan menggunakan Operator Relasi 

   Fungsi logika memiliki peranan menentukan pemecahan masalah yang keputusannya telah diatur melalui ekspresi logika dan diolah dengan menggunakan operator relasi. Ekspresi logika jika disederhanakan dalam bentuk bahasa dapat berupa kalimat : Jika, Maka, Dsb .

Fungsi logika memiliki beberapa operator relasi yang sering digunakan, antara lain:
=     : Sama dengan 
<     : Lebih kecil
>     : Lebih besar 
<=   : Lebih kecil atau sama dengan 
>=   : Lebih besar atau sama dengan 
<>   : Tidak sama dengan 

Fungsi logika dengan menggunakan operator relasi dapat dibagi menjadi dua, yaitu Fungsi Logika IIF Tunggal dan Fungsi Logika IIF Majemuk.

1. Fungsi Logika IIF Tunggal
Fungsi Logika IIF Tunggal berfungsi untuk menyelesaikan satu ekspresi logika dengan beberapa keputusan. Bentuk umum fungsi logika IIF Tunggal adalah:

IIF(Ekspresi logika,Keputusan1,Keputusan2)

   Artinya, jika Ekspresi logika dinyatakan benar maka Keputusan1 akan dilaksanakan sedangkan jika Ekspresi logika Salah maka Keputusan2 yang akan dilaksanakan.

   Contoh : Pembeli akan mendapatkan Diskon 10% apabila cara pembayarannya adalah secara "TUNAI" (Dalam ekspresi logika ini, otomatis pembeli yang cara pembayarannya secara kredit tidak akan mendapatkan diskon). 

   Dalam Ms. Acess, rumusnya dapat dituliskan sebagai berikut : 

DISCOUNT: IIf([CARA PEMBAYARAN]="TUNAI",0.1)*[TOTAL HARGA]

Setelah diklik OK dan di Klik Run, hasilnya akan tampak seperti dibawah ini :

2. Fungsi Logika IIF Majemuk

Fungsi Logika IIF Majemuk merupakan gabungan dari Fungsi IIF Tunggal. Fungsi Logika IIF Majemuk digunakan pada beberapa Ekspresi logika dengan beberapa Keputusan. Bentuk umum dari Fungsi Logika IIF Majemuk adalah sebagai berikut :

IIF(Ekspresi logika1,Keputusan1),IIF(Ekspresi logika2,Keputusan2),..,IIF(Ekspresi logika-n,Keputusan-n)

Contoh :

Pembeli akan mendapatkan Diskon Tambahan :

Jika total harga diatas Rp. 300.000.000,- maka akan mendapatkan diskon 20%

Jika total harga diatas Rp. 200.000.000,- maka akan mendapatkan diskon 15%

Jika total harga diatas Rp. 100.000.000,- maka akan mendapatkan diskon 10%

Dan jika total harga dibawah Rp. 100.000.000 maka diskon 0.

Dalam Ms. Acces rumusnya dapat ditulis sebagai berikut : 

DISCOUNT TAMBAHAN: IIf([TOTAL HARGA]>=300000000,0.2,IIf([TOTAL HARGA]>=200000000,0.15,IIf([TOTAL HARGA]>=100000000,0.1,IIf([TOTAL HARGA]<=100000000,0))))*[TOTAL HARGA]

Setelah diklik OK dan Run, maka hasilnya akan tampak seperti di bawah ini :

C. Fungsi Logika dengan Menggunakan Operator Logika 

Selain pengujian fungsi-fungsi logika dengan menggunakan operator relasi, operator logika juga dapat dimanfaatkan dalam menentukan pemecahan permasalahan atau keputusan. Operator ini akan menentukan hubungan antara elemen-elemen yang akan diuji.

1. Fungsi Logika And 

Fungsi AND akan akan menghasilkan TRUE, apabila argumennya BENAR, dan akan menghasilkan FALSE jika salah satu atau beberapa argumennya SALAH.

Contoh : Pembeli yang membeli barang lebih banyak atau sama dengan 5 unit dan membayar dengan cara Tunai, maka akan mendapatkan bonus Voucher Belanja.

Dalam Ms. Access, rumusnya dapat dituliskan sebagai berikut :

BONUS: IIf([UNIT]>=5 And [CARA PEMBAYARAN]="TUNAI","Voucher Belanja","Tidak Dapat Bonus")

Setelah diklik OK dan Run, hasilnya akan tampak seperti di bawah ini :

2. Fungsi Logika Or

Fungsi OR akan menghasilkan TRUE (atau menjalankan pilihan) bila hasilnya BENAR,

sebaliknya akan menghasilkan FALSE (atau tidak menjalankan pilihan) bila hasilnya SALAH.

Contoh :
Pembeli yang membeli sepeda motor lebih besar atau sama dengan 3 unit atau membayar secara tunai akan mendapatkan Kartu Member.

Dalam Ms. Access, rumusnya dapat dituliskan sebagai berikut :

KARTU MEMBER: IIF([UNIT]>=3 OR [CARA PEMBAYARAN]="TUNAI","Mendapat Kartu Member","Tidak Mendapat Kartu Member")

Setelah diklik OK dan Run, hasilnya akan tampak seperti dibawah ini :

C. FUNGSI STRING

Fungsi String atau biasanya disebut Fungsi Karakter merupakan fungsi yang dapat digunakan untuk mengolah data yang berjenis karakter. Karakter dapat berupa huruf, angka, gabungan huruf dan angka maupun beberapa karakter khusus lainnya.

Pada umumnya, Fungsi String digunakan untuk melengkapi fungsi lain seperti fungai logika. Dalam penulisan formula yang berjenis teks, penulisannya harus diapit dengan tanda "...".

Fungsi String yang sering digunakan antara lain yaitu Fungsi Left, Mid dan Right.

Sebelum mengaplikasikan Fungsi String, buatlah Query dengan nama "KARTU MEMBER" seperti berikut ini : 

1. Fungsi Left

Fungsi Left berguna untuk mengambil beberapa data berjenis teks dari sebelah kiri sebanyak karakter yang diinginkan.

Bentuk umum Fungsi Left adalah :

LEFT([Nama Field],Jumlah Karakter yang Diinginkan)

2. Fungsi Mid

Fungsi Mid digunakan untuk mengambil beberapa data berjenis teks dari kedudukan tertentu sebanyak yang diinginkan.

Bentuk umum Fungsi Mid adalah :

MID([Nama Field],Kedudukan_Mulai,Jumlah Karakter yang Diinginkan)

3. Fungsi Right

Fungsi Right berguna untuk mengambil beberapa data berjenis teks dari sebelah kanan sebanyak karakter yang diinginkan.

Bentuk umum Fungsi Right adalah :

RIGHT:([Nama Field],Jumlah Karakter yang Diinginkan)

Contoh :

Perusahaan Dealer Sepeda Motor ingin membuat KARTU MEMBER , namun dengan menggunakan ketentuan sebagai berikut :

- Digit ke 1 menggunakan NO (No Urut)

- Digit ke 2 - 11 menggunakan 10 karakter awal dari PEMBELI

- Digit ke 12 - 13 menggunakan karakter ke 4 dan 2 dari KODE

- Digit ke 14 - 17 menggunakan 4 karakter terakhir dari TANGGAL PEMBAYARAN

Langkah-langkah membuat KARTU MEMBER tersebut adalah ...

1. Masukkan Field baru pada jendela QEB milik Query KARTU MEMBER dengan menggunakan Fungsi Left berikut ini :

KODE 1 : Left([PEMBELI],10)

2. Klik OK dan Run, maka hasilnya akan tampak seperti di bawah ini :

Pada Field KODE 1 akan berisi data 10 karakter awal field PEMBELI.

3. Masukkan lagi Field baru pada jendela QEB dengan Fungsi Mid berikut ini : 

KODE 2: Mid([KODE],4,2)

4. Klik OK dan RUN, maka hasilnya akan tampak seperti di bawah ini :

Pada Field KODE 2 akan berisi data karakter ke 4 dan 5 (2 karakter) dari Field KODE. 

5. Masukkan lagi Field baru pada jendela QEB dengan Fungsi Right berikut ini : 

KODE 3: Right([TANGGAL PEMBELIAN],4)

6. Klik OK dan RUN, maka hasilnya akan tampak seperti di bawah ini :

Pada Field KODE 3 berisi data 4 (empat) karakter terakhir field TANGGAL PEMBAYARAN.

7. Kemudian, untuk membuat field KARTU MEMBER , gabungkan field NO URUT, KODE 1, KODE 2 dan KODE 3 lali masukkan Formula berikut pada jendela QEB 

KARTU MEMBER : [NO URUT] & ([KODE 1]+[KODE 2]+[KODE 3])

8. Klik OK dan RUN, maka hasilnya akan tampak seperti dibawah ini :

Pada Field KARTU MEMBER akan berisi gabungann dari Field NO URUT, KODE 1, KODE 2 dan KODE 3 

Catatan :

Tanda "&" berfungsi untuk menggabungkan 2 (dua) Field yang memiliki tipe data berbeda menjadi 1 (satu) Field. 

D. KOMBINASI FUNGSI STRING DENGAN FUNGSI IIF

Kombinasi  Fungsi String (Left, Mid, Right) dengan Fungsi IIF dapat di contohkan dengan langkah - langkah sebagai berikut :

1. Buatlah Query dengan nama CARA MEMBACA KODE

Query ini hanya berisi satu Field yaitu KODE

  

2. Tambahkan field - field baru dengan ketentuan sebagai berikut :

- Field DETAIL MERK pada kolom kedua dengan ketentuan data diambil dari 2 karakter awal  KODE, jika : 

 KODE = HN, maka Detail Merk = Honda 

 KODE = KW, maka Detail Merk = Kawasaki

 KODE = SZ, maka Detail Merk = Suzuki 

 KODE = YM, maka Detail Merk = Yamaha

- Field JENIS BARANG pada kolom ketiga dengan ketentuan data diambil dari karakter ke 4  dan 5 KODE, jika : 

 KODE = RV, maka Jenis Barang = Revo Fit

 KODE = BZ, maka Jenis Barang = Blitz 

 KODE = SH, maka Jenis Barang = Shogun

 KODE = MS, maka Jenis Barang = Mio Soul

- Field TAHUN PEMBUATAN pada kolom ke empat dengan ketentuan data diambil dari 2  karakter terakhir KODE, jika : 

 KODE = 11, maka Tahun Pembuatan = 2011

 KODE = 10, maka Tahun Pembuatan = 2010 

 KODE = 08, maka Tahun Pembuatan = 2008

 KODE = 12, maka Tahun Pembuatan = 2012

3. Ketiklah rumus - rumus berikut ini pada jendela QEB :

A. Rumus untuk Field DETAIL MERK

DETAIL MERK: IIF(Left([KODE],2)="HN",Honda",IIF(Left([KODE],2)="KW",Kawasaki",IIF(Left([KODE],2)="SZ",Suzuki",IIF(Left([KODE],2)="YM",Yamaha"))))

B. Rumus untuk Field JENIS BARANG

JENIS BARANG : 

IIF(Mid([KODE]4,2)="RV","Revo Fit",IIF(Mid([KODE]4,2)="BZ","Blitz",IIF(Mid([KODE]4,2)="SH","Shogun",IIF(Mid([KODE]4,2)="MS","Mio Soul"))))

C. Rumus untuk Field TAHUN PEMBUATAN

TAHUN PEMBUATAN :

IIF(Right([KODE],2)="11","2011",IIF(Right([KODE],2)="10","201O",IIF(Right([KODE],2)="08","2008",IIF(Right([KODE],2)="12","2012"))))

4. Klik OK dan RUN, maka hasilnya akan tampak seperti di bawah ini :