MESIN KANTOR LISTRIK

1.     MESIN KETIK LISTRIK (ELECTRIC TYPEWRITER)

Adalah mesin ketik yang cara kerjanya di gerakkan dengan menggunakan listrik 

• Ciri – ciri mesin ketik listrik adalah sebagai berikut :     

1. Di gerakkan dengan tenaga listrik 
2. Komponen dan cara kerja mesinnya mekanis 
3. Tuts sama seperti mesin ketik manual, di tambah saklar ON – OFF 

• Berdasarkan pada alat pencetaknya (typing elemen) mesin tik listrik terbagi dalam dua jenis, yaitu

a.       Mesin tik listrik Sistem Batang Huruf

            b.      Mesin tik listrik Sistem Bola Huruf.            
 

A.   Mesin Tik Listrik Sistem Batang Huruf (Letter Stick)

Alat pencetak sama seperti pada mesin tik manual, yaitu berupa balok huruf pada bagian ujung batang huruf. Setiap tuts dirangkaikan dengan satu batang balok huruf, angka dan tanda baca lainnya Jika tuts ditekan, maka balok huruf akan menekan pita, hingga pada kertas akan tampak bekasnya sebagai hasil ketikan dan akan menggerakan gandaran ke kiri satu spasi.

B. Mesin Tik Listrik Sistim Bola Huruf 

Alat pencetaknya (tipyng elemen) berbentuk bola.Setiap huruf, angka dan tanda baca lainnya terletak pada permukaan bola huruf. Jika tuts ditekan, maka bola huruf akan berputar sambil memukul pita mesin. Pada setiap bola huruf terdapat satu tipe huruf dan hurufnya tidak diletakkan pada batang yang memantul, tetapi pada bola huruf.

Mesin tik ini memiliki pita yang berbentuk kaset dan dilengkapi dengan pita penghapus (correcting ribbon).                                                 

     Tipe huruf itu antara lain :

      Pics, ukuran hurufnya agak besar.

      Prestige pica, ukuran hurufnya sama, tetapi lebih bagus.

      Elite, ukuran hurufnya lebih kecil.

      Prestige elite, ukuran hurufnya sama, tetapi lebih bagus.

      Gothic, hurufnya berbentuk segi empat.

      Italic, hurufnya miring.

      Script, hurufnya berbentuk tulisan tangan.

      > Adapun komponen – komponen mesin tik listrik sistem bola huruf ini terdiri dari tiga bagian, yaitu :

      1. Kerangka terdiri dari ;

      Tombol penggulung

      Pengumpil penjempit kertas

      Pengumpil pemundur setengah spasi

      Pengumpil jenis huruf o Penuntun kertas

      Penyangga kertas dan penunjuk batas akhir halaman

      Skala titik tengah kertas.

      Pengatur jarak baris

      Pembebas kertas

      Pembebeas rol

      Skala jenis huruf dan pasak.

      Pasak kanan dan kiri

2. Kereta cetak ( carier ) terdiri dari 

      Pemegang kertas

      Bola huruf

      Pengatur tekanan

      Pila penghapus

      Pita mesin

      Pengatar pita

 

3. Papan Tulis (keyboard) terdiri dari 

Tuts Pokok Terdiri dari tuts huruf, angka, tanda baca, dan simbol lainnya.

Pembebas Jarak ( margin release ) Berfungsi untuk membebaskan pasak kanan dan kiri

Pembebas dan Pengatur pasak tabulator Tombol cLr berfungsi untuk menghapus pasak tabulator (untuk menghapus seluruh tab cLr + return )  

Tuts Tabulator (tab key ) Berfungsi untuk menggeser carrier lab stop ke tab stop berikutnya.

Kunci Pengubah ( shift lock ) Berfungsi jika akan mengetik menggunakan huruf besar semuanya

Tuts Pengubah shift (shift key ) Berfungsi untuk mengubah huruf atau mengambil semua karakter paling atas dari setiap tuts.   

Bilah Spasi (space bar ) Berfungsi sebagai spasi ( ditekan sekali ) dan berfungsi sebagai spasi otomatis ( ditekan terus )

Tuts Penghapus (cerreting key ) Berfungsi untuk menghapus huruf yang salah cetak

Tuts Return ( return key ) Berfungsi untuk menggeser carier kepinggir kiri (ganti)

Tuts Pemundur (back space ) Berfungsi untuk memundurkan karier satu spasi.

Tuts indeks (indeks key ) Berfungsi untuk menurunkan baris tanpa menggedse carier juga berfungsi untuk memasukan carier, juga berfungsi untuk memasukan

Tombol on-of ( on-of switch ) Berfungsi untuk menghidupkan dan mematikan/mesin.

• KELEBIHAN MESIN KETIK LISTRIK 

1.      Dapat mengetik lebih cepat, sehingga mengurangi kelelahan juru ketik 

2.      Cocok di gunakan untuk kantor yang pekerjaannya kompleks 

3.      Dapat di gunakan untuk mengetik berbagai macam bentuk/model tulisan dokumen 

4.      Menghasilkan tulisan yang lebih rapi, bersih dan bagus 

5.      Meningkatkan efesiensi dan produktivitas kerja 

• KELEMAHAN MESIN KETIK LISTRIK

      1.      Pita hanya dapat di gunakan untuk satu kali pemakaian saja

2.      Tidak dapat menyimpan materi atau data 

3.      Bola huruf susah untuk di temukan 

4.      Tidak dapat di gunakan apabila tidak ada aliran listrik 

5.      Pemeliharaan cukup mahal   

2.     MESIN JUMLAH LISTRIK  

Mesin jumlah listrik bekerja secara mekanis dengan tenaga listrik rumah tangga.Kapasitas angka adalah12 digit dapat mencetak dan berkunci sepuluh (Ten keys board electric adding listing mechine).

o> Mesin jumlah listrik memiliki ciri-ciri :

      komponen dan cara kerjanya bersifat mekanis

      tenaga penggeraknya menggunakan tenaga listrik

      kertas yang digunakan adalah kertas hitung ukuran 6,8 cm

      tanpa tombol on of

      pada monitor hanya tampak jumlah digit.

Selain itu dalam mesin jumlah listrik juga memiliki papan kunci (keyboard) dan pencetak (printer)

o> Bagian bagian dari mesin jumlah listrik 

Mesin jumlah listrik terdiri dari badan mesin dengan mekkanisme di dalamnya, papan kunci dan bagian pencetakan. Bagian pencetakan terdiri dari bagian-bagian yang sama seperti pada bagian pencetakan mesin hitung mencetak yang lain. Bagian-bagian penting yang perlu Anda ketahui:  

1.      Kunci angka 

Angka 0,1 sampai dengan 9.dengan menekan kunci-kunci ini, bilangan yang dibentuk oleh angka-angka yang bersangkutan disiapkan. 

2.      Kunci tambah (+) 

Dengan menekan kunci ini, bilangan yang sudah disiapkan sebelumnya, dimasukkan ke dalam mesin untuk ditambahkan. 

3.      Kunci kurang (–) 

Dengan menekan pada kunci ini, bilangan yang telah disiapkan terlebih dahulu dimasukkan ke dalam mesin sebagai pengurang.  

4.      Kunci pengulang (R) 

Untuk menambah atau mengurang berulang- ulang dengan bilangan yang sama (R. Repeat)

5.      Kunci jumlah bagian (sub total)” ” 

Untuk memperoleh jumlah dari bilangan-à bilangan yang telah dimasukkan terlebih dahulu, kemudian penjumlahan / pengurangan bilangan- bilangan berikutnya, dapat diteruskan.Setelah menekan kunci ini, mesin tidak netral.

6.      Kunci jumlah (total)* 

Untuk memperoleh jumlah akhir dari bilangan bilangan yang dimasukkan terlebih dahulu.Setelah kunci ini ditekan, mesin Anda menjadi netral dan siap untuik menghitung soal berikutnya. 

7.      Kunci tidak menjumlah (#) 

Untuk mencetak suatu angka pada pita kertas hitung, akan tetapi Anda tidak menginginkan angka tersebut ikut ditambahkan. Gunanya untuk mencantum kan suatu angka sebagai tanda pengenal (nomor, tanggal)  

8.      Kunci koreksi (C) 

Untuk menghapus angka-angka yang sudah disiapkan (belum dimasukkan) 

9.      Indikator 

Untuk melihat berapa angka yang sudah disiapkan.Tiap kali Anda menekan satu kunci angka maka tiap kali pula jarum di dalam indikator bergerak satu tempat (spasi) ke kiri. 

10.      Batang-batang pencetak 

Untuk mencetakkan angka-angka dan tanda- tanda pada pita kertas hitung. 

11.      Pita kertas hitung 

Tempat mencetakkan angka-angka, tanda-tanda dan hasil perhitungan.  

12.      Pemotongan kertas

Untuk memotong kertas,bagian dari kertas hitung yang sudah dipakai Berfungsi pula sebagai pembebas kertas. Jika diangkat ke atas, maka kertas hitung dibebaskan, hingga Anda dapat mengaturnya. 

13.      Tombol penggulung kertas. 

Untuk memutar naik atau turun kertas hitung. 

14.      Penggulung kertas. 

Tempat untuk menggulung pita kertas hitung (tertutup oleh kertas hitung) 

15.      Pita tinta (Tidak kelihatan). 

Dengan adanya pita tinta angka-angka dan tanda-tanda tertera pada kertas hitung. Jika jumlah akhir negatif (sisa kurang, sisa kredit), maka i belakang hasil akhir tertera tanda * dengan warna merah.  

o)  Mengoperasikan Mesin Jumlah Listrik

      1. Jenis operasi

Untuk mengoperasikan mesin jumlah listrik ini steker terlebih dahulu di tancapkan dalam stopkontak. Dengan demikian mesin sudah ada hubungan dengan aliran listrik dan Anda tidak perlu menekan atau memutar tombol untuk ”menghidupkan” mesin (on off switch) karena mesin akan dengan sendirinya menyala . 

• Jenis-jenis Operasi pada mesin jumlah listrik seperti pada mesin jumlah tangan:

1. Menetralkan mesin: menekan kunci total (*).  
2. Menyiapkan angka-angka:menekan kunci angka-angka bilangan yang akan dihitung. Tiap kali Anda menekan suatu kunci angka, jarum di dalam indikator bergeser satu tempat ke kiri.  
3. Menambah: setelah angka-angka bilangan yang akan disiapkan, Anda menekan kunci tambah (+) angka-angka akan tercetak pada #.  
4. Mengurangkan: setelah angka-angka bilangan yang akan dikurangkan disiapkan, Anda menekan kunci kurang (-) angka-angka tercetak dengan tanda
   kurang di belakangnya.

Menjumlahkan:

untuk memperoleh jumlah akhir (total), Anda tekan kunci total (*). Setelah tindakan ini mesin netral.

Mengoreksi: membetulkan kesalahan.

angka-angka salah disiapkan, Anda koreksi dengan jalan menekan kunci koreksi (C). Anda lihat jarum di dalam indikator meloncat ke kanan. Bilangan yang salah Anda tambahkan Anda koreksi dengan jalan mengurangkan bilangan yang salah tersebut (hasilnya nol) kemudian Anda kurangkan bilangan yang betul. Koreksi Anda lakukan pula tiap-tiap kali setelah Anda menggunakan kunci pengulang (R).

Menambahkan beberapa bilangan yang sama.

Setelah angka-angka bilangan yang sama //-0 tersebut Anda siapkan, Anda kunci pengulang (R) dan sambil menekan terus kunci R, Anda tekan (dan lepas lagi) kunci tambah (+) sekian kali sama banyaknya dengan bilangan yang sama tersebut sebelum meneruskan dengan menambahkan atau mengurangkan bilangan berkutnya, Anda tekan lebih dahulu kunci koreksi (C).

Mengurangkan beberapa bilangan yang sama:

Setelah angka-angka bilangan yang sama tersebut Anda siapkan, Anda tekan kunci pengulang (R) dan sambil menekan terus kunci R ini, Anda tekan (dan lepas lagi) kunci kurang (-) sekian kali sebanyak bilangan yang sama yang dikurangkan tersebut. Sebelum meneruskan dengan menambahkan atau mengurangkan bilangan berikutnya Anda tekan terlebih dahulu kunci R.

Mengalikan:

setelah bilangan yang dikalikan Anda siapkan, Anda tekan kunci
R, dan sambil menekan terus kunci R, Anda tekan (dan lepas lagi) kunci +, sekian kali sama banyaknya dengan pengalinya. Untuk memperoleh hasil kalinya Anda tekan kunci total (*).

Perhatikan: Tiap-tiap langkah operasional pada mesin harus di lakukan satu demi satu.

3.     MESIN STENSIL LISTRIK

Mesin stensil listrik merupakan mesin yg terdiri dari komponen/mesin yang bersifat statis namun dioperasikan dengan listrik.Penggunaan mesin ini menghasilkan hasil yg lebih baik dari mesin yg manual.

Bagian-bagian mesin stensil listrik :

      Mesin

-Rol penekan (press roll) Untuk menempelkan kertas pada sheet, hingga didapat hasil penggandaan.

-Rol tinta (ink roll)

Untuk meratakan tinta pada permukaan layar tinta (ink screen)

-Layar tinta (ink screen)

Untuk meletakkan sheet stencil menyaring sekaligus meratakan tinta.

-Palt baja (steel band)

Untuk mengaitkan penyaring tinta.

      Kerangka mesin:

-Penutup atas (top cover)

Menutup sheet stencil sesudah dipasang.

-Tempat tinta (ink room)

Dilengkapi dengan tube tinta yang letaknya melintang untuk meletakkan tinta.

-Engkol (handle)

Untuk menggandakan secara manual.

-Tombol on-off (on-off swich)

Menghidupkan dan mematika mesin.

-Rol penarik kertas

Menarik kertas dari papan kertas.

-Pengatur posisi cetakan (copy position)

Mengatur tinggi rendahnya hasil cetakan.

-Pengatur tekanan cetakan

Mengatur tekanan sesuai dengan berat ringannya jenis kertas yang digunakan (kertasringan 55-76 gr,normal 77-99 gr, dan berat diatas 100 gr).

      Penutup mesin :

-Papan kertas (paper board)

Untuk menempatkan kertas yang akan digandakan dan sebagai penutup mesin bagian belakang.

-Papan penerima (receiving board)

Untuk menampung hasil gandaan dan sebagi penutup mesin bagian depan

      Papan tombol (panel board) :

-tombol start dan stop

Untuk memulai dan menghentikan penggandaan.

-Tombol penghitung (counter)

Mengatur banyaknya hasil gandaan.

-Tombol pen-stop pemasukan kertas

Untuk menghentikan rol penarik kertas hingga pemasukan kertas akan terhenti.

-Tombol pengatur pemasukan kertas

Untuk mengaktifkan rol penarik kertas hingga kertas satu persatu akan masuk.

-Tombol pengatur kecepatan cetakan

Untuk menambah dan mengurangi kecepatan.

-Tombol pengatur penyalur tinta

Untuk menyalurkan tinta ketiap bagian

-Tombol pengatur pengeluaran tinta

Untuk mengatur pengeluaran tinta

-Tombol pemberi tinta

Untuk mengeluarkan tinta (tombol di geser ke kanan)

Cara menggunakan mesin stensil listrik :

1.      Menyiapkan kertas stencil

2.      Bukalah penutup mesin stencil yang terdapat pada bagian depan dan belakang mesin.

3.      Bersihkan dahulu semua kotoran/debu yang melekat pada badan mesin terutama pada baki kertas dan baki penadah.

4.      Pasang sheet stencil pada rol atau gulungan mesin stencil sehingga sheet akan menempel pada pembungkus rol

Cara merawat mesin stensil listrik :

      Bersihkan mesin dari debu,serbuk kertas,tinta dll.

      Letakkan mesin pada tempat yang kering dan tidak terkena cahaya matahari langsung.

      Rol atau silinder harus dibersihkan dengan sabun.

      Kain penyaring tinta(ink screen) harus dibersihkan dengan bensin

      Pada bagian yang berputar agar dilumuri munyak pelumas (oli)

  

Kelebihan Mesin Stensil Listrik :

      Hasil penggandaan tampak lebih bagus

      Pengoperasian mesin lebih mudah

      Tinta yang digunakan lebih irit

      Tenaga yang diperlukan lebih ringan

4.     MESIN PENGAHANCUR KERTAS

Mesin penghancur kertas merupakan sebuah mesin yang memang wajib ada dalam sebuah kantor pada umumnya. Karena dengan adanya mesin tersebut kita bisa mengurangi tumpukan berkas atau dokumen yang sudah tidak terpakai lagi pada lemari penyimpanan kantor. Selain itu kita bisa mengurangi resiko penggunaan dokumen rahasia yang penting  agar tidak di gunakan untuk hal yang tidak di inginkan. Dengan adanya mesin ini tidak perlu lagi membakar dokumen rahasia yang penting cukup dengan mempersiapkan mesin ini dan segala kerahasiaan di dalam satu dokumen terhapuskan bersamaan dengan serpihan kertas dari dokumen yang telah dihancurkan.

• Cara Menggunakan :

1.      Siapkan mesin dan kertas yang akan dihancurkan, terlebih dahulu kita hilangkan paper klip dan staples yang ada pada kertas.

2.      Masukkan kertas kedalam mesin, dan tekan tombol On agar mesin menyala dan siap memotong

3.      Setelah selesai tekan tombol Off ambil potongan kertas yang ada dalam kotak mesin untuk dibuang.

• Hal – hal yang harus di perhatikan dalam penggunaan mesin :

A.        apabila menggunakan jilbab, maka jilbab di rapikan untuk mencegah

jilbab tersebut masuk ke mata pisau

B.        apabila memaki dasi, maka dasi di singkirikan

C.        apabila rambut panjang dan terurai, maka sebaiknya di kuncir supaya

tidak masuk ke mata pisau dan aman

• KELEBIHAN :

1.         Dapat menghancurkan kertas lebih praktis dan cepat

2.         Bisa menghancurkan dokumen rahasia yang sudah di pakai tanpa ada

bekas

3.         Membuat ruangan di kantor tidak kotor oleh tumpukan kertas yang tidak

terpakai

4.         Membuat pekerjaan kantor lebih cepat selesai

• KELEMAHAN :  

1.      Memerlukan ruang yang cukup besar

2.      Memerlukan biaya yang lebih banyak apabila mesin rusak

3.      Penggunaan yang tidak mengikuti arahan dapat membahayakan

karyawan

 

5. MESIN PEMBUKA SURAT / ELECTRIC LETTER OPENER

Mesin ini berfungsi untuk membuka sampul surat dengan cara memotong bagian pinggir sampul.

Ditinjau dari penggunaan komponennya, pembuka surat dibagi menjadi dua:

1.      Pembuka surat listrik (elektrik letter opener)

Alat ini digerakkan dengan menggunakan tenaga listrik dan komponen mesinnya bersifat mekanis.

2.      Pembuka surat elektronik (electronic letter opener)

Alat ini digerakkan menggunakan tenaga baterai dan komponen mesinnya bersifat elektronis

1. Mesin Pembuka surat (automatic Mail Opener)

Mesin ini berguna bagi kantor atau perusahaan yang setiap harinya menerima surat-surat dalam jumlah besar (± 1000 buah).

2. Berdasarkan tenaga penggeraknya ada 2 macam:

a. Mesin pembuka surat manual (hand envelope opener)

pada system ini cara kerja mesin adalah digerakkan oleh tangan dengan cara mendorong pisau pemotong (cutter) kea rah sampul yang dibuka.

b. Mesin pembuka surat listrik (automatic Mail Opener)

pada system ini mesin menggunakan tenaga penggerak listrik yang dapat membuka surat berkecepatan tinggi hingga 5000 buah sekaligus.

Komponen Mesin Pembuka Surat.

Alat Pembuka surat manual biasanya terdiri dari kayu,logam,plastic,bahkan kadang-kadang gading. beberapa mesin pembuka modern memiliki silet tersembunyi di dalam plastic. Dan biasanya juga terdiri dari  komponen-komponen lain seperti batre, baki, dan pisau pemotong. Ukuran mesin pembuka surat elektrik sekitar 8×6×4 cm. Baterei yang di perlukan untuk mesin pembuka surat elektrik adalahh 2 × baterai AA.

Cara menggunakan mesin pembuka surat

Mesin pembuka sampul surat beroperasi dengan suara yang tidak bising. Kita hanya tinggal menaruh tumpukan surat di atas baki yang telah tersedia dan kemudian mesin akan secara otomatis menyortir surat surat tersebut sesuai dengan ukuran dan beratnya,dan setelah itu mesin akan bekerja memotong bagian pinggir sampul dari surat-surat tersebut yang hanya memakan waktu beberapa menit saja.Ini memungkinkan untuk menghemat waktu anda dalam bekerja sehingga akan meningkkatkan produktifitas pekerjaan anda. Dan dengan mesin ini juga anda akan terhindar dari kerusakan-kerusakan surat yang anda akan buka.

REFERENSI

1.      Edwar, Muhammad.  2010. Teknologi Perkantoran. Surabaya: Unesa University Press

2.      Dina, 2014. Mesin Pengganda, (http://dinaentertainment.blogspot.com/2014/09/mesin-pengganda_27.html) di akses pada 18 Maret 2015 pukul 19.02

3.      Umar , 2007. Materi Pelajaran Administrasi Perkantoran, (https://barmawiumar.wordpress.com/category/materi-pelajaran/) di akses pada 21 Maret pukul 17.00

4.      Rafif, 2013. Mesin Tik, (http://www.slideshare.net/NafilNasyiRafif/bab-i-mesin-tik) diakses pada 21 Maret 2015 pukul 18.07

5.      Lestari, Rina. 2011. Administration Office, (http://rinaikalestari.blogspot.com/p/kd-2.html) di akses pada 20 Maret 2015 pukul 20.00