OTOMATISASI PERKANTORAN

Pengertian Otomatisasi Perkantoran

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia “otomatisasi” berarti penggantian tenaga manusia dengan tenaga mesin yang secara otomatis dapat melakukan dan mengatur pekerjaan sehingga tidak memerlukan lagi pengawasan manusia. Sedangkan “kantor” adalah suatu tempat yang di gunakan dalam menyelenggarakan kegiatan perkantoran.

Otomatisasi perkantoran adalah semua sistem informasi formal dan informal terutama yang berkaitan dengan komunikasi informasi kepada dan dari orang yang berbeda didalam maupun di luar perusahaan.Dengan kata lain otomatisasi perkantoran merupakan sebuah rencana untuk menggabungkan teknologi tinggi melalui perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan

Kategori Pemakai Otomatisasi Perkantoran :

1.      Manajer adalah seorang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan terutama sumber daya manusia.

2.      Profesional yakni tidak mengelola orang tetapi menyumbang keahlian khususnya (misalnya, pembeli,Wiraniaga, dan Asisten Staff Khusus).

3.      Sekretaris bertugas untuk melaksanakan berbagai tugas menangani korespondensi, menjawab telepon, dan mengatur jadwal pertemuan.

4.      Clerical Employee (Pegawai Administratif), melaksanakan tugas untuk tugas untuk sekretaris, seperti mengoperasikan mesin fotocopy, menyusun dokumen, dan mengirimkan surat.

Konsep – Konsep Otomatisasi Perkantoran :

1. Proses yang terjadi di perkantoran seperti halnya proses manufaktur selalu mengarah ke otomatisasi.
2. Otomatisasi kantor berevolusi dari aplikasi-aplikasi yang terpisah tanpa rencana menuju aplikasi yang terencanan dan terpadu.
3. Otomatisasi kantor memudahkan penerimaan dan pengiriman informasi.
4. Otomatisasi kantor memberikan keuntungan lebih besar melalui pengambilan keputusan yang lebih baik
5. Otomatisasi kantor sebagai pelengkap bagi metode komunikasi tradisional bukan sebagai pengganti.

Manfaat Otomatisasi Perkantoran :

1.      Menyelesaikan pekerjaan kantor dengan lebih efektif dan efesien

2.      Mengurangi kebutuhan akan staf dalam jumlah besar

3.      Memerlukan sedikit tempat untuk menyimpan data

4.      Beberapa orang dapat memperbarui data secara bersamaan dalam hal perubahan jadwal

Macam – Macam Aplikasi Otomatisasi Perkantoran :

1.      WORD PROCESSING : untuk membuat dokumen ketik atau cetak.

Contoh : Microsoft word, Word Perfect, dan Open Office

2.      ELECTRONIC MAIL: untuk mengirim, menyimpan, dan menerima pesan dengan menggunakan terminal computer dan peralatan penyimpanan.

Contoh : yahoo mail, google mail, gmail dll

3.      VOICE MAIL : untuk mengirimkan pesan dengan cara mengucapkan pesan tersebut melalui telepon.

4.      ELECTRONIC CALENDARING : untuk menentukan atau membuat jadwal acara yang telah di tetapkan oleh manajer

5.      AUDIO CONFERENCING : untuk membuat hubungan audio diantara orang-orang yang tersebar secara geografis untuk tujuan melakukan konferensi.

6.      VIDEO CONFERENCING : untuk mengirim dan menerima signal audio dan video.

7.      COMPUTER CONFERENCING : untuk melakukan pertukaran informasi selama proses terjadinya konferensi dengan menggunakan jaringan komputer .

8.      FACSIMILE TRANSMISSION adalah penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca tampilan dokumen pada ujung channel komunikasi dan membuat salinan atau copy di ujung yang lain.

9.      VIDEO TEXT adalah penggunaan komputer untuk tujuan memberikan tampilan materi tekstual pada layar.

10.  IMAGE STORE AND RETRIEVAL : digunakan dalam pemecahan masalah ketika ia diperlukan untuk melihat kembali dokumen historis untuk tujuan pemahaman masalah.

11.  DESKTOP PUBLISHING adalah pembuatan output tercetak yang kualitasnya hampir sama dengan yang dihasilkan oleh typesetter. Penggunaan Desktop Publishing sebagai alat pemecahan masalah meliputi aplikasi administrasi dan teknis.

Pengertian Telekomunikasi

Telekomunikasi adalah teknik pengiriman atau penyampaian infomasi, dari suatu tempat ke tempat lain. Dalam kaitannya dengan 'telekomunikasi' bentuk komunikasi jarak jauh dapat dibedakan atas tiga macam:

• Komunikasi Satu Arah (Simplex). Dalam komunikasi satu arah (Simplex) pengirim dan penerima informasi tidak dapat menjalin komunikasi yang berkesinambungan melalui media yang sama. Contoh :Pager, televisi, dan radio.
• Komunikasi Dua Arah (Duplex). Dalam komunikasi dua arah (Duplex) pengirim dan penerima informasi dapat menjalin komunikasi yang berkesinambungan melalui media yang sama. Contoh : Telepon dan VOIP.
• Komunikasi Semi Dua Arah (Half Duplex). Dalam komunikasi semi dua arah (Half Duplex)pengirim dan penerima informsi berkomunikasi secara bergantian namun tetap berkesinambungan. Contoh :Handy Talkie, FAX, dan Chat Room

Pengertian Personal Komputer

Personal computer atau sering di sebut PC adalah seperangkat peralatan komputer yang digunakan oleh satu orang atau pribadi, baik di lingkungan kantor, rumah, toko dan lain sebagainya. Komputer jenis PC ini berfungsi mengolah data input dan menghasilkan output data informasi sesuai dengan keinginan pengguna atau user.

1.      Hardware (perangkat keras) adalah sekumpulan komponen perangkat keras di dalam komputer yang secara fisik dapat dilihat, diraba dan dirasakan.

Hardware dapat dikelompokan menjadi empat bagian, yaitu

·         Device input atau peralatan input seperti Keybord dan mouse.

·         Device process atau peralatan proses, dari data input seperti, prosesor, motherboard, dan memori

·         Device output atau peralatan output seperti monitor, printer, dan speker untuk sound system.

·         Device peripheral atau peralatan tambahan lainnya seperti modem, tv tuner, USB flash.

2.      Software (perangkat lunak) adalah program yang berisi instruki atau perintah sebagai perantara, yang menghubungkan antara hardware dan brainware sehingga menghasilkan informasi sesuai keinginan brainware.

Software dibagi menjadi dua golongan, yaitu:

a.       Software operation system (OS), seperti DOS, Windows, Linux.

b.      Software application, seperti Microsoft Office, database managemen, program grafis, network software, web design tool, utilities, entertainment and education.

3.      Brainware (pengguna) adalah perangkat yang mengoperasikan dan menjalankan software yang ada di dalam komputer, dapat dikatakan sebagai pemakai atau user

Pengertian Email dan Teleconference

Ø  E-Mail (Electronic Mail) adalah sebuah fasilitas komunikasi dalam Internet yang berfungsi mengirim surat secara elektronik yang dapat menjangkau ke seluruh dunia. Dibandingkan dengan surat biasa, e-mail mempunyai keunggulan yang lebih aman serta tidak membedakan jarak dan waktu.

Ø  teleconference adalah peretemuan yang dilakukan oleh dua orang atau lebih yang dilakukan melewati telefon atau koneksi jaringan. Pertemuan tersebut bisa menggunakan suara (audio conference) atau menggunakan audio-video (video conference) yang memungkinkan peserta konferensi saling melihat dan mendengar apa yang dibicarakan, sebagaimana pertemuan biasa. Dalam telekonferensi juga dimungkinkan menggunakan whiteboard yang sama dan setiap peserta mempunyai kontrol terhadapnya, juga berbagi aplikasi

REFERENSI

1.      Zain, S. 2004. Penerapan Teknologi Informasi. Jakarta: Salemba Empat

2.      Chamid, 2014. Otomatisasi Kantor, (http://www.academia.edu/4869827/OTOMATISASI_KANTOR) diakses pada 26 Maret 2015 pukul 19.07

3.      id.wikipedia.org/wiki/Telekomunikasi di akses pada 26 Maret 2015 pukul 19.20

4.      http://id.wikipedia.org/wiki/Telekonferensi di akses pada 26 Maret 2015 pukul 19.43

5.      Pratiko, Budi. 2013. Personal Komputer, (http://budipratiko9.blogspot.com/2013/11/personal-computer-pc.html) di akses pada 26 Maret 2015 pukul 19.50

6.      Aditya, Bramasta. 2012. Pengertian Email, (http://bramastaaditya.blogspot.com/2012/12/pengertian-e-mail.html) diakses pada 26 Maret 2015 pukul 20.00